Умови використання

1.1Ці Умови застосовуються до всіх послуг Постачальника, якщо індивідуальний договір, замовлення або окрема письмова домовленість не передбачає інше.

1.2Індивідуальний договір або замовлення визначає конкретну послугу, ціну, початок надання, обсяг, спеціальні параметри та можливі відхилення від цих Умов.

1.3У разі суперечності між документами індивідуальний договір або замовлення має перевагу над цими Умовами. Ці Умови мають перевагу над загальною інформацією на вебсайті, маркетинговими текстами або необов'язковою комунікацією.

1.4Клієнт укладає договір у зв'язку зі своєю підприємницькою або самостійною професійною діяльністю і не виступає як споживач, якщо інше прямо не погоджено письмово.

2.1«Постачальник» означає Serhii Shokha, IČO: 55 211 674, з місцем підприємницької діяльності за адресою Lermontovova 911/3, 811 05 Bratislava - Staré Mesto, фізична особа - підприємець, зареєстрована в Živnostenský register Okresného úradu Bratislava, č. 110-323868, що діє під комерційним брендом Accquix.

2.2«Клієнт» означає особу, яка замовляє послугу у Постачальника на підставі індивідуального договору, замовлення або іншої підтверджуваної домовленості.

2.3«Послуга» означає будь-яку бухгалтерську, адміністративну, консультаційну, разову або пов'язану цифрову послугу, що надається під брендом Accquix.

2.4«Повторювана послуга» означає послугу, що надається безперервно або регулярно, зокрема ведення бухгалтерії, ведення обліку або щомісячну бухгалтерську обробку.

2.5«Разова послуга» означає послугу, надану одноразово або за визначений період, зокрема Accquix Health Check, Accquix Declarations, onboarding, консультацію, перевірку обліку або подання відсутнього звіту.

2.6«Цифрові документи» означають документи, файли, експорти, виписки, рахунки, таблиці, пояснення та іншу інформацію, передану Клієнтом електронно.

2.7«Результат» означає документ, підсумок, бухгалтерський результат, податкову форму, рекомендацію, підтвердження подання, таблицю або інший результат послуги, погоджений з Клієнтом.

3.1Постачальник надає послуги в цифровій, переважно асинхронній та дистанційній моделі. Метою послуги є ефективна обробка бухгалтерських і пов'язаних документів із використанням цифрових інструментів, автоматизації та стандартизованих робочих процедур.

3.2Конкретний обсяг послуги завжди визначається індивідуальним договором, замовленням або домовленістю електронною поштою. Самі по собі ці Умови не створюють права на конкретну послугу або ціну.

3.3Повторювані послуги можуть включати, зокрема, ведення простого обліку, ведення подвійної бухгалтерії, обробку бухгалтерських документів, підготовку річних результатів, моніторинг вибраних лімітів та електронну комунікацію з органами публічної влади, якщо це прямо погоджено.

3.4Разові послуги можуть включати, зокрема, консультаційну перевірку обліку, виявлення потенційних невідповідностей, рекомендації щодо подальших дій, систематизацію наявних документів, підготовку або подання вибраних форм та інші дії, погоджені в замовленні.

3.5Послуга Accquix Health Check не є бухгалтерським аудитом, експертним висновком, професійною експертною думкою, податковою консультацією або юридичною консультацією. Це консультаційна послуга, спрямована на перевірку стану обліку, виявлення потенційних невідповідностей і рекомендації щодо подальших дій.

3.6Результат Health Check або подібної разової послуги має інформаційний характер і ґрунтується виключно на документах та інформації, наданих Клієнтом.

3.7Якщо прямо не погоджено інше, послуга не включає податкове консультування за законом № 78/1992 Zb. про податкових консультантів, юридичне консультування, аудиторські послуги, експертні послуги, представництво під час податкової перевірки, зарплатну агенду, складський облік, eKasa, обробку криптоактивів або питання санкцій та експортного контролю.

4.1Обов'язковим каналом комунікації є e-mail, зазначений в індивідуальному договорі або замовленні, або інший канал, прямо визначений Постачальником.

4.2Повідомлення, надіслані через Telegram, WhatsApp, Instagram, Threads, Messenger або подібні сервіси, включно з голосовими повідомленнями, не вважаються обов'язковими бухгалтерськими або договірними вказівками, якщо Постачальник прямо не підтвердить їх електронною поштою або якщо Постачальник прямо не визначив Telegram як робочий канал комунікації для конкретного клієнта.

4.3Якщо сторони домовляться про телефонний дзвінок або повідомлення поза e-mail, Клієнт зобов'язаний підтвердити суттєві вказівки та рішення електронною поштою. Без такого підтвердження Постачальник не відповідає за неточне розуміння або неповну фіксацію вказівки.

4.4Документи передаються електронно, зокрема електронною поштою, через хмарне сховище або інший погоджений цифровий інструмент.

4.5Постачальник не зобов'язаний постійно перевіряти хмарне сховище без e-mail повідомлення Клієнта про те, що пакет документів готовий до обробки.

5.1Клієнт зобов'язаний надавати Постачальнику правдиві, повні, актуальні та зрозумілі дані, документи, пояснення і співпрацю, необхідні для належного надання послуги.

5.2Клієнт відповідає за те, що його підприємницька діяльність здійснюється на підставі відповідних дозволів, що договірні відносини з клієнтами та постачальниками належно налаштовані і що дані в рахунках, платіжних платформах та експортах є правильними.

5.3Клієнт відповідає, зокрема, за правильність даних про країну клієнта, тип клієнта, статус B2B/B2C, VAT ID, місце постачання, платіжні канали, банківські рахунки, транзакції повернення та інші дані, необхідні для бухгалтерської або податкової обробки.

5.4Клієнт зобов'язаний відповідати на додаткові запитання Постачальника, як правило, протягом 3 робочих днів, якщо індивідуальний договір або замовлення не встановлює інший строк.

5.5Клієнт зобов'язаний без зволікання інформувати Постачальника про суттєві зміни своєї діяльності, зокрема про реєстрацію з ПДВ, прийняття працівника, зміну платіжних платформ, виникнення обов'язків OSS/IOSS, використання криптоактивів, виникнення складського обліку, зміну банківських рахунків або зміну країн ділових партнерів.

6.1Документи повинні передаватися в цифровій, читабельній та розумно машинно оброблюваній формі.

6.2Стандартно оброблюваними документами є, зокрема, окремі PDF-рахунки, читабельні цифрові документи, банківські виписки в погодженому форматі, CSV/XLSX експорти з погоджених платформ, експорти, що містять дату, суму, валюту, опис, ідентифікатор транзакції та контрагента, а також документи, впорядковані за правилами, погодженими з Постачальником.

6.3Якщо технічно можливо, один бухгалтерський документ має бути переданий як один окремий файл. Масові PDF-файли, нечитабельні фотографії, пошкоджені експорти або файли без необхідної структури не вважаються стандартними документами.

6.4За автентичність, правильність і придатність перетворення паперового документа в цифрову форму відповідає Клієнт.

7.1Додатковою роботою вважається, зокрема, ручне сортування великої кількості невпорядкованих документів, розділення масових PDF-файлів, виправлення або очищення пошкоджених CSV/XLSX експортів, відновлення відсутніх даних, ручне зіставлення транзакцій без ідентифікаторів, обробка нечитабельних фотографій, ретроспективна передача документів після закриття пакета та виправлення неправильно налаштованих експортів або систем виставлення рахунків.

7.2Більша кількість автоматично оброблюваних транзакцій сама по собі не означає додаткову роботу. Додатковою роботою є насамперед ручне втручання, спричинене неповнотою, нечитабельністю, нестандартною структурою або неправильною передачею документів.

7.3Якщо додаткова робота у відповідному місяці або замовленні не перевищує 1 годину, Постачальник може виконати її без окремого попереднього погодження, якщо це розумно необхідно для завершення послуги.

7.4Якщо Постачальник оцінює, що додаткова робота перевищить 1 годину, він перед продовженням запросить e-mail згоду Клієнта на оплату за погодженою погодинною ставкою або індивідуальною ціною. Якщо індивідуальний договір, замовлення або прайс-лист не встановлює іншу ставку, базова погодинна ставка за додаткову роботу становить 45 EUR за кожну розпочату годину.

7.5Без згоди Клієнта додаткова робота понад 1 годину не буде виставлена до оплати, за винятком необхідної дії для запобігання безпосередній шкоді або втраті законного строку, спричинених дією або бездіяльністю Клієнта.

7.6Обробка документів, переданих із запізненням або одним масивом. Якщо при повторюваній послузі Клієнт передає документи за кілька облікових періодів одразу або після погодженого щомісячного строку, Постачальник має право стягувати надбавку в розмірі 25% від щомісячної винагороди за кожний прострочений період.

7.7Ця надбавка відображає підвищену складність обробки, концентрацію роботи в часі та порушення стандартних робочих процедур Постачальника.

7.8Щодо документів, переданих із запізненням або одним масивом, Постачальник не відповідає за дотримання початкових строків, які залежали від безперервної, своєчасної та повної передачі документів Клієнтом.

8.1Строки надання послуги регулюються індивідуальним договором, замовленням або домовленістю електронною поштою.

8.2Строк обробки Постачальника починає спливати лише після виконання всіх передумов, визначених в індивідуальному договорі або замовленні, зокрема після передачі повного комплекту документів, надання необхідних доступів, видачі довіреності, якщо вона потрібна, та оплати винагороди або авансу, якщо він погоджений.

8.3Якщо Клієнт передає неповні або нестандартні документи, строк обробки продовжується на час, необхідний для доповнення, виправлення або погодження додаткової роботи.

8.4Разова послуга вважається переданою після доставки погодженого результату на e-mail Клієнта або іншим погодженим способом.

8.5Клієнт зобов'язаний подати змістовні зауваження до результату разової послуги протягом 5 робочих днів з моменту доставки, якщо індивідуальний договір або замовлення не встановлює інший строк. Після спливу цього строку результат вважається прийнятим без застережень.

9.1Ціна послуги визначається індивідуальним договором, замовленням, прайс-листом або окремою домовленістю електронною поштою.

9.2На дату набрання чинності цими Умовами Постачальник не є платником ПДВ. Якщо податковий режим Постачальника зміниться, Постачальник має право скоригувати виставлення рахунків відповідно до правових норм.

9.3При повторюваних послугах винагорода може сплачуватися щомісяця наперед або за минулий період згідно з індивідуальним договором. При разових послугах Постачальник може вимагати оплату повної ціни або авансу до початку робіт.

9.4Днем оплати вважається день зарахування грошових коштів на рахунок Постачальника.

9.5У разі прострочення оплати Постачальник має право призупинити надання послуги, не подати звіт або не продовжувати обробку, якщо продовження означало б непропорційний ризик або роботу без оплати. Призупинення через прострочення Клієнта не є порушенням обов'язків Постачальника.

9.6Постачальник може вимагати законні відсотки за прострочення та розумні витрати, пов'язані зі стягненням заборгованості.

9.7Коригування винагороди при зміні обсягу або складності послуг. Якщо протягом договірних відносин відбудеться суттєва зміна обсягу або складності обліку Клієнта, що потребує збільшених трудових зусиль Постачальника, Постачальник має право запропонувати Клієнту розумне коригування щомісячної винагороди.

9.8Суттєвою зміною вважається, зокрема, але не виключно, реєстрація Клієнта платником ПДВ, початок торгівлі з-за кордоном або виникнення обов'язків OSS/IOSS, прийняття працівників або початок зарплатної агенди, впровадження складського обліку або системи eKasa, значне та тривале збільшення кількості бухгалтерських позицій, особливо більш ніж на 30% порівняно із середнім значенням, впровадження нових платіжних платформ, нових бізнес-моделей або початок використання криптоактивів.

9.9Постачальник повідомить Клієнта про запропоноване коригування винагороди письмово, як правило електронною поштою, разом з обґрунтуванням. Якщо Клієнт не погоджується з новим розміром винагороди, він має право розірвати договір відповідно до умов індивідуального договору, як правило, на кінець наступного календарного місяця.

10.1При повторюваних послугах Клієнт зобов'язаний передавати документи безперервно та у строки, визначені індивідуальним договором.

10.2Якщо частиною повторюваної послуги є річна податкова декларація або фінансова звітність, ці результати включаються лише за умов, зазначених в індивідуальному договорі, зокрема за належної тривалості співпраці, оплати винагород і своєчасної передачі повного комплекту документів.

10.3Обробка періоду до початку співпраці не є частиною повторюваної послуги, якщо прямо не погоджено інше.

10.4Якщо під час співпраці суттєво зміниться обсяг послуги, зокрема якщо Клієнт стане платником ПДВ, почне використовувати нові платформи, почне продавати в нові країни, прийме працівників, почне використовувати склад, eKasa або криптоактиви, Постачальник має право запропонувати зміну ціни або обсягу послуги.

11.1При разових послугах предмет, обсяг, ціна, строк і результат послуги визначаються замовленням або індивідуальним договором.

11.2Разова послуга не створює обов'язку Постачальника безперервно відстежувати подальші обов'язки Клієнта, попереджати про майбутні строки або надавати подальшу підтримку, якщо це прямо не погоджено.

11.3Якщо в межах разової послуги Постачальник подає прострочені або відсутні звіти, Клієнт бере до відома, що таке подання може спричинити санкції або пені з боку відповідного органу. Ці санкції несе Клієнт, якщо вони не виникли з доведеної вини Постачальника після початку надання послуги.

11.4Постачальник не відповідає за санкції, штрафи або пені, що виникли внаслідок минулих дій, бездіяльності, запізнілого рішення або неповних документів Клієнта.

12.1Постачальник має право виконати розумну AML/KYC перевірку Клієнта в обсязі, що відповідає характеру послуги, тривалості співпраці, ризиковому профілю клієнта, типу транзакцій, країнам ділових партнерів і вимогам правових норм.

12.2При повторюваних бухгалтерських послугах AML/KYC перевірка може бути умовою початку співпраці. При разових послугах, наприклад Health Check або Declarations, AML/KYC перевірка виконується лише в розумному обсязі або тоді, коли Постачальник вважає це необхідним з огляду на ризиковий профіль випадку.

12.3На вимогу Постачальника Клієнт зобов'язаний надати ідентифікаційні дані, документи та пояснення, необхідні для виконання AML/KYC обов'язків.

12.4Постачальник має право відмовитися від співпраці або припинити її, якщо Клієнт не надає необхідного сприяння, надає неправдиві дані, вимагає обробки фіктивних або незаконних операцій, або якщо продовження співпраці створювало б правовий, податковий, AML або репутаційний ризик.

13.1Обробка персональних даних у послугах Accquix регулюється Договором про обробку персональних даних (DPA), якщо Постачальник обробляє персональні дані в статусі процесора.

13.2При обробці персональних даних для власного виставлення рахунків, ведення власного обліку, AML/KYC, захисту правових вимог і виконання власних законних обов'язків Постачальник виступає самостійним контролером.

13.3Постачальник зобов'язується зберігати конфіденційність усієї комерційної, економічної, бухгалтерської, технічної та персональної інформації Клієнта, про яку він дізнається під час надання послуги. Обов'язок конфіденційності зберігається і після завершення співпраці.

14.1Постачальник відповідає за професійне та методично належне надання послуги в обсязі, погодженому в індивідуальному договорі або замовленні, якщо Клієнт надав повні, правдиві, своєчасні та стандартно оброблювані документи.

14.2Постачальник не відповідає за неправильність, неправдивість або неповноту документів Клієнта, неправильне налаштування платіжних і фактурних платформ, неправильне визначення країни або типу клієнта, нерозкриті ділові відносини, а також за рішення Клієнта, прийняті на підставі інформаційних рекомендацій.

14.3Сама сума податку, внесків, доплати або іншого законного обов'язку Клієнта не вважається шкодою, спричиненою Постачальником.

14.4Постачальник не відповідає за упущений прибуток, непряму шкоду, подальшу шкоду, репутаційну шкоду, комерційні втрати або санкції, що виникли внаслідок прострочення або неповних документів Клієнта.

14.5В обсязі, дозволеному правовими нормами, відповідальність Постачальника за шкоду, спричинену звичайною недбалістю, обмежується сумою, сплаченою Клієнтом за відповідну разову послугу, або трикратним розміром щомісячної винагороди за місяць, якого стосується помилка, при повторюваній послузі.

14.6Це обмеження не застосовується до шкоди, спричиненої умисно, або до випадків, у яких правові норми не допускають обмеження відповідальності.

14.7Виключення відповідальності за системи третіх сторін. Постачальник не відповідає за шкоду, затримку або неможливість виконання, спричинену технічним збоєм, відключенням, помилкою або зміною функціональності систем третіх сторін, що перебувають поза його розумним контролем.

14.8До систем третіх сторін належать, зокрема, інформаційні системи публічної адміністрації, включно з порталом Фінансової адміністрації, банківські системи, платіжні шлюзи, хмарні послуги, API-інтерфейси платформ Клієнта та інші зовнішні системи, від яких залежить цифрова обробка або електронна комунікація.

15.1Постачальник передає Клієнту результати в обсязі, погодженому в індивідуальному договорі або замовленні.

15.2Клієнт зобов'язаний зберігати оригінали або законно визнані цифрові копії своїх документів від свого імені та під свою відповідальність. Зберігання робочих файлів або результатів Постачальником не замінює архівний обов'язок Клієнта.

15.3Бухгалтерська база даних, внутрішні налаштування, шаблони, автоматизації, методологія обробки та know-how Постачальника не передаються Клієнту, якщо прямо не погоджено інше.

15.4Постачальник не зобов'язаний передавати результати, експорти або оброблені документи до повної оплати прострочених вимог Клієнта, якщо це не суперечить обов'язковим правовим нормам.

16.1Припинення співпраці регулюється індивідуальним договором, замовленням або цими Умовами.

16.2Постачальник має право припинити або призупинити співпрацю, якщо Клієнт неодноразово не надає сприяння, не платить вчасно, надає неправдиві дані, скасовує необхідні доступи або довіреності, не виконує AML/KYC вимоги або вимагає незаконної обробки.

16.3Припинення співпраці не впливає на обов'язок Клієнта оплатити вже надані послуги, послуги в роботі або додаткову роботу, погоджену за цими Умовами.

16.4Припинення співпраці та передача справ. Після припинення договірних відносин і повної оплати всіх належних до сплати вимог Постачальник надасть Клієнту розумне сприяння при передачі справ в обсязі за цими Умовами, індивідуальним договором або окремою домовленістю сторін.

16.5Постачальник надасть експорт головної книги, аналітичного обліку та журналу за оброблений період у форматі PDF або XLSX, якщо такі результати доступні та релевантні з огляду на тип послуги і використану систему.

16.6Постачальник передасть фінальні версії поданих податкових декларацій, звітів і повідомлень, які він підготував у межах послуги та які були належно оплачені.

16.7Постачальник не зобов'язаний передавати свою внутрішню бухгалтерську базу даних, резервну копію бухгалтерського ПЗ, внутрішні налаштування, шаблони, автоматизації, методичні процедури або іншу форму свого know-how. Передаються виключно фінальні бухгалтерські результати.

16.8Сприяння при передачі справ буде надано протягом 15 робочих днів після припинення договору та виконання платіжних умов, якщо сторони не домовляться інакше.

16.9Додаткові консультації з новим бухгалтером, спеціальні експорти, перетворення даних в особливі формати або інші вимоги понад стандартну передачу справ вважаються додатковою платною послугою.

17.1Жодна зі сторін не відповідає за невиконання обов'язків, спричинене обставинами форс-мажору, зокрема збоєм систем Фінансової адміністрації Словацької Республіки, збоєм хмарних або банківських систем, кіберінцидентом поза розумним контролем сторони, втручанням державної влади, пандемією, стихійним лихом або раптовою зміною законодавства.

18.1Постачальник має право розумно змінювати ці Умови. Нова версія Умов буде опублікована на вебсайті Постачальника та позначена номером версії і датою набрання чинності.

18.2При повторюваних послугах Постачальник повідомить Клієнта про суттєву зміну Умов щонайменше за 30 днів до набрання нею чинності, якщо це розумно можливо. Якщо Клієнт не погоджується зі зміною, він може припинити співпрацю згідно з індивідуальним договором.

18.3Зміною Умов не можна в односторонньому порядку змінити ціну, обсяг або індивідуальні параметри послуги, погоджені в індивідуальному договорі, якщо індивідуальний договір не передбачає інше.

19.1Правові відносини регулюються правом Словацької Республіки.

19.2Якщо будь-яке положення цих Умов стане недійсним або невиконуваним, це не впливає на дійсність інших положень.

19.3У разі мовних версій перевагу має словацька версія.

19.4Спори вирішуватимуться передусім шляхом домовленості, інакше компетентним судом Словацької Республіки.